ProSLS: программа для управления персоналом отеля

Одной из наиболее острых проблем для любой компании, будь то туристическое агентство, туроператор или гостиница, является проблема управления персоналом. Персонал в любой уважающей себя компании всегда был, есть и будет самым ценным ресурсом, от которого во многом зависит успешность чуть ли не всего бизнеса. Эффективное взаимодействие и коммуникация с персоналом – важнейшая задача, решение которой сегодня постепенно всё больше доверяют автоматизированным системам. Об одном из таких облачных решений для отелей – в обзоре TourBC.ru.

От слов к компьютерам: коротко об эволюции средств управления задачами для персонала отеля

Современные объекты размещения, несмотря на всю свою кажущуюся простоту административного устройства и иерархии, в управлении сложны и достаточно специфичны. Специфичны, например, в плане управления персоналом. Взять хотя бы горничных или инженерный персонал, от которых довольно часто зависит многое в работе отеля или гостиницы: чистота в номере, техническая работоспособность инфраструктуры и т.д. А отсюда и недалеко до степени удовлетворенности клиентом качества обслуживания.

Подобный класс работников (представителей housekeeping и т.п.), как правило, в турагентствах и операторских компаниях в таком количестве не встречается, поэтому в последних дела с контролем над деятельностью сотрудников обстоят иначе: как говорится, CRM вам в помощь. Гостиница – организм особенный, любят повторять отельеры. И не только потому, что там царит особенная атмосфера. А именно потому, что управлять им надо уметь. И стоит признаться, что далеко не всегда всё обстоит гладко в вопросах управления персоналом объекта размещения. «Докричаться» до своих сотрудников удаётся порой не с первой попытки, проконтролировать работу – не всегда. А цена проволочек оказывается высокой: грязный номер или сломанный электронный замок могут добавить вам пару-тройку негативных отзывов на Booking.com. А оно вам надо?

С появлением и развитием разнообразных автоматизированных систем управления отелями на помощь управляющим и службам приема и размещения стали приходить модули управления задачами, входящие в состав PMS-систем. Сугубо устные и письменные поручения в журналах постепенно стали перекочевывать в электронную форму. Это позволило более оперативно решать возникающие трудности, фиксировать всё на компьютерах, отслеживать процесс решения поставленных вопросов, а значит эффективнее работать на благо дорогих гостей. Но всех проблем это не решило. Бумажные наряды на уборку гостиничных номеров в распечатанном виде живут и здравствуют, связь между сотрудниками осуществляется голосом по телефону, рации и т.д. Всё это значит, что контроль по-прежнему недостаточный, а эффективность оставляет желать лучшего. А если ещё учесть тот факт, что в принципе автоматизация пока коснулась далеко не всех отелей… Многие прекрасно осознают, что процесс постановки задачи должен быть более быстрым, а контроль над работой персонала – более высоким.

Со временем разработчики (далеко не все) стали расширять возможности имеющихся программных продуктов и предлагать в рамках всё тех же автоматизированных систем для управления отелями различные решения, которые значительно помогли бы повысить эффективность коммуникации с персоналом, а, значит, повысить качество управления отелем, а также ответственность и дисциплину сотрудников.

К примеру, одним из таких решений стало представленное в конце 2016 года компанией «Эделинк» мобильное приложение контроля уборки помещений, работающее в связке с АСУ Эдельвейс. Гостиницы, в которых установлена программа Эдельвейс, получили возможность предоставлять своим сотрудникам на смартфон актуальную информацию о номерах и других помещениях, назначенных в качестве задания на уборку, включая сведения о виде уборки, необходимости смены постельного белья, полотенец и т.д. Закончив уборку помещений, сотрудники в автоматическом режиме передают в АСУ Эдельвейс информацию об изменении статуса номера, которую видят администраторы.

Но прогресс не стоял на месте. И на рынке стали появляться узкоспециализированные решения для управления персоналом отеля. Одним из таких стала появившаяся в прошлом году система ProSLS.

ProSLS: основные возможности облачного приложения

ProSLS – программа управления персоналом отеля, созданная украинскими разработчиками и появившаяся на рынке решений для автоматизации гостиничного бизнеса в 2017 году. Система предназначена для управления объектом размещения, распределения нагрузки и повышения ответственности персонала за поставленную и проделанную работу. Система ProSLS состоит из функциональной части, используемой администраторами, управляющими и менеджерами отделений гостиницы или отеля – административной панели облачного приложения ProSLS, а также функциональной части для исполнителей поставленных администрацией задач – мобильного приложения ProSLS, устанавливаемого на смартфоны сотрудников административно-хозяйственной службы, работающие под управлением ОС Google Android.

С помощью ProSLS руководители, менеджеры и администраторы гостиничных учреждений могут осуществлять постановку задач отдельному сотруднику или группе сотрудников, отслеживать ход выполнения задач, контролировать доступность персонала, его рабочее время, а также статистику выполняемых ими задач. В свою очередь, обслуживающему персоналу в мобильном приложении ProSLS доступна информация о поступивших индивидуальных или общих задачах, которые сотрудник может принять или отклонить, добавив при этом необходимый комментарий (сведения об этом отразятся в интерфейсе административной панели ProSLS), звуковые уведомления о новых задачах.

Постановка задачи в административной панели облачного приложения ProSLS

Что касается дизайна и удобства использования системы, то облачное приложение ProSLS отличает современный пользовательский интерфейс с приятным оформлением и удобной навигацией, адаптированный для работы на мобильных устройствах. Кроме этого, в программе и мобильном приложении реализована многоязычность: имеется поддержка русского, английского и украинского языков интерфейса.

К сожалению, в ProSLS не предусмотрена интеграция с PMS-системами или CRM-системами, что могло бы значительно упростить процедуру обновления данных или внесения новых данных при первоначальной настройке приложения (например, о сотрудниках или номерном фонде).

С середины октября 2017 года разработчики трудятся над внедрением функционала по контролю и учету мини-баров. Обновление было обещано представить в самые ближайшие сроки, однако пока что нововведение так и не увидело свет.

В облачном приложении ProSLS для управления персоналом отеля для пользователей представлены следующие основные разделы:

– Список задач для персонала гостиницы с подробной информацией о задаче (тип задачи, номер комнаты, исполнитель, дата постановки задачи, дата принятия задачи в работу, дата выполнения задачи, постановщик, статус) и возможностью выборочного отображения задач в зависимости от их статуса (Новые, В работе, Отмены и Выполненные)

Список задач в административной панели облачного приложения ProSLS

– Статистика по выполненным задачам за определенную дату и по каждому сотруднику или группе сотрудников без возможности экспорта в Excel или другой формат

Статистика в административной панели облачного приложения ProSLS

– Журнал учета активности персонала (время логина и время логаута в мобильном приложении), когда сотрудник авторизован в приложении на своем смартфоне и в фоновом режиме запущена ProSLS служба, при этом в административной панели в разделе Сотрудники у такого пользователя будет отображаться статус На работе, в противном случае его статус будет обозначен как Выходной

Журнал в административной панели облачного приложения ProSLS

– Сотрудники объекта размещения с информацией обо всех сотрудниках и группах сотрудников в табличном виде (логине в мобильном приложении ProSLS, номере телефона, названии группы, статусе и т.д.)

Сотрудники в административной панели облачного приложения ProSLS

ProSLS – управление персоналом: мобильное приложение

Мобильное приложение ProSLS состоит из трёх основных разделов:

– Мои задачи с информацией о задачах, поступивших из административной панели ProSLS задачах, назначенных работниками службы приема и размещения

– Общие задачи с информацией о предназначенных для всех сотрудников задачах, которые может принять любой свободный работник

– Принятые задачи с информацией о задачах, находящихся в данный момент в работе.

Общие задачи в мобильном приложении ProSLS – управление персоналом

Таким образом, процесс взаимодействия администрации с исполнителями выглядит следующим образом: администратор ставит задачу в панели облачного приложения ProSLS, сотрудники получают уведомление о новых задачах (персональных или общих) в мобильном приложении и принимают или отменяют задачу, администратор получает соответствующее моментальное уведомление в панели о выполнении или отмене задачи.

Учетные записи для работы персонала в мобильном приложении ProSLS создаются при добавлении нового сотрудника в разделе Сотрудники админпанели.

К числу недостатков мобильного приложения ProSLS стоит отнести отсутствие статистики по выполненным или отклоненным задачам. Кое-где в приложении также встречаются незначительные орфографические ошибки и опечатки.

Выбор языка в мобильном приложении ProSLS – управление персоналом

Мобильное приложение ProSLS – управление персоналом доступно для мобильных устройств, работающих под управлением операционной системы Google Android версии 4.1 и выше. Скачать мобильное приложение ProSLS – управление персоналом можно в Google Play.

Тарифы ProSLS

Разработчики автоматизированной системы для отелей ProSLS предлагают для своих клиентов несколько тарифных планов (стоимость использования программы не зависит от каких-либо параметров, таких как, например, величина номерного фонда или величина штата сотрудников):

1215 рублей при оплате за 1 месяц
3253 рубля при оплате за 3 месяца
6070 рублей при оплате за 6 месяцев
11710 рублей при оплате за 1 год.

Как видно, основное отличие между предлагаемыми разработчиками тарифами заключается только в размере оплаты (скидке), зависящей от продолжительности оплачиваемого периода.

В рамках каждого из тарифных планов пользователям дополнительно предоставляется бесплатный период использования ProSLS: 14 дней – при оплате за 1, 3 или 6 месяцев, 1 месяц – при оплате за 1 год.